По оценкам нашей команды внутреннего аудита, использование Zoom Canvas и Zoom Meetings позволяет сэкономить до 80% времени на документирование бизнес-процессов — благодаря функциям ИИ в Zoom Workplace.
Опубликовано: 9 сентября 2024 г.
Люди делятся на тех, кто скептически относится к искусственному интеллекту (ИИ), и тех, кто уверен, что он сделает нашу жизнь намного проще. Мы хотим помочь всем понять, как можно встроить новые технологии в повседневные рабочие процессы, поэтому с удовольствием демонстрируем способы использования ИИ в Zoom Workplace для повышения эффективности и экономии времени.
Мы хотим рассказать об одном из последних изменений в процессе, реализованном одной из наших команд. По нашим оценкам, нам удалось сократить время работы на 80% благодаря легкому преобразованию обсуждений из Zoom Meeting в реальный результат с помощью Zoom Canvas и функций ИИ в Zoom Workplace. Несмотря на то, что наш пример использования касается одной конкретной команды с одной конкретной задачей, все могут использовать расшифровки и функции ИИ в Zoom Workplace для извлечения всех знаний и информации из Zoom Meetings.
Наша команда внутреннего аудита работала над автоматизацией одной из самых трудоемких задач — составлением описаний процессов, дополняющих блок-схемы процессов. Это обязательная документация для внутренних и внешних аудиторов в соответствии с требованиями Закона Сарбейнза — Оксли (SOX). Для тех, кто не знаком с требованиями SOX, ниже представлено краткое описание.
Публичные компании США обязаны соблюдать Закон Сарбейнза — Оксли (Закон SOX), принятый в США в 2001 году. Он требует выполнения официальных указаний, определенных Комиссией по ценным бумагам и биржам США (SEC) и Советом по надзору за бухгалтерским учетом в публичных компаниях (PCAOB).
Чтобы поддержать эти усилия и обеспечить соблюдение требований SOX, руководство компании и внешние аудиторы должны получить представление о сквозных транзакционных процессах, которые могут представлять существенный риск для полноты и точности финансовой отчетности. Стандартный способ выполнения этой задачи, применяемый в отрасли, — анализ документированной блок-схемы бизнес-процессов и их описаний, а также проведение сквозной проверки финансовых транзакций в реальном времени для оценки структуры и эффективности финансовых и связанных с ними ИТ-процессов.
Команда внутреннего аудита Zoom ежегодно оценивает более 60 процессов, в рамках чего проводит с заинтересованными сторонами компании более 100 конференций, организуемых в целях сквозной проверки. Раньше для выполнения этой задачи приходилось вести протоколы конференций, сводить их воедино и составлять документацию вручную.
Составление описаний и документирование процедур, которые выполняются на конференциях, организуемых в целях сквозной проверки, занимает огромное количество времени. В ответ на это наша команда внутреннего аудита начала поиск лучшего и наиболее эффективного способа получения информации от наших внутренних заинтересованных сторон в удобном формате, который был бы нам понятен и который аудиторы могли бы использовать для поддержки процессов соблюдения требований SOX.
Судя по опыту нашей команды, без функций ИИ в Zoom Workplace на составление подробного описания процесса, включая создание черновой версии, редактирование, проверку, анализ и окончательное оформление, может уйти от одной до двух недель. Упростив первый этап этого процесса с помощью ИИ, мы преобразовали расшифровку в черновое описание меньше чем за пять минут. Ручное редактирование и проверка командой по-прежнему необходимы, но теперь на преобразование протоколов конференций в практичный черновой документ уходит гораздо меньше усилий. Вот как это сделал наш коллектив:
Описанный выше процесс был разработан для создания, редактирования и хранения описаний бизнес-процессов в соответствии с требованиями SOX, а также для сокращения времени, которое наши заинтересованные стороны тратят на составление и пересмотр необходимой документации. Сэкономленное на составлении описаний время мы тратим на доработку результатов и, что более важно, уделяем приоритетное внимание оценке областей повышенного риска в финансовой отчетности и управлении ими.
Мы считаем, что этот процесс полезен не только для решения специальных задач по комплаенсу. ИИ может помочь с анализом расшифровок конференций Zoom каждый раз, когда кто-то устно объясняет что-то на конференции Zoom, и возникает желание зафиксировать эти слова. Приложение поможет составить подробные инструкции по выполнению рабочих задач, оформить бизнес-требования, а также документы с описанием будущего состояния процессов в рамках комплексных инициатив по цифровым преобразованиям.
Конечно, ИИ не может создавать полноценные готовые для анализа описания одним нажатием кнопки. Как видно из приведенных выше этапов, людям все равно нужно провести конференцию для создания первоначальной расшифровки, использовать инженерию запросов и выполнить редактирование вручную в конце проекта.
Но все первые этапы — расшифровка конференции, выделение важных моментов и их систематизация — были выполнены с помощью Zoom AI, благодаря чему у наших команд осталось больше времени и сил на завершение важного этапа работы. После введения этих процессов в повседневную практику их можно выполнять всего за пять минут.
По оценкам нашей команды внутреннего аудита, после внедрения вышеуказанного процесса на окончательные правки, согласование с заинтересованными сторонами и официальные утверждения может уйти еще от 4 до 20 часов работы разных команд по сравнению с несколькими неделями. Если исходить из оптимистичной оценки, экономия времени составит как минимум 80%, а то и все 90%. А поскольку все происходит непосредственно в Zoom Canvas, не нужно постоянно копировать и вставлять данные из ИИ-инструмента в текстовый редактор и обратно. Zoom Canvas и ИИ в Zoom Workplace работают вместе в гармонии, которую раньше нельзя было и представить.
В конечном итоге дело не в том, что можно улучшить один процесс, а в том, что есть несколько способов выполнить задачу. Благодаря Zoom Workplace с функциями ИИ вы сможете сосредоточиться на тех частях работы, которые требуют особого внимания.
