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AI 生產力系列：AI 撰寫工具助您提高工作生產力的 5 種方式

了解使用 AI 撰寫工具的優勢，協助節省時間、提高工作效率並增進商務溝通成效。

5 閱讀分鐘

發佈日期 2024年2月12日

在此網路日誌中

01 什麼是 AI 撰寫工具？ - Jumplink to 什麼是 AI 撰寫工具？
02 AI 撰寫工具可提供哪些協助 - Jumplink to AI 撰寫工具可提供哪些協助
03 如何利用 AI 進行撰寫 - Jumplink to 如何利用 AI 進行撰寫
04 Zoom AI 的撰寫輔助功能 - Jumplink to Zoom AI 的撰寫輔助功能

Lauren Reed

內容策略顧問

每個人都有害怕面對的工作任務，總是想拖到明天再做 (而且永遠都有下一個明天)。對某些人來說，這項任務就是商務寫作：草擬給現有或潛在客戶的電子郵件、傳送專案更新資訊，甚至只是為團隊撰寫會議議程。如果空白的電子郵件草稿或聊天視窗會讓您立即陷入拖延模式，或者撰寫訊息耗用您一天中太多時間，那麼 AI 撰寫工具可能正是您應付待辦事項的必備工具。

使用 AI 撰寫工具，您可以有效草擬訊息，節省寶貴的上班時間。在實際使用市面上的應用程式之前，最好先了解產品的運作原理以及實際效益。學習 AI 寫作的基本知識，了解如何依照自己的寫作需求，利用 AI 獲得事半功倍的效果。

若要了解 AI 撰寫工具的運作原理和用途，先認識「生成式 AI」和「大型語言模型」(LLM) 等術語會很有幫助。以下是簡單扼要的名詞解釋：

生成式 AI 是人工智慧的一種類型。是指可產生文字訊息、影像、音樂等新內容的模型。這些模型經過訓練，可從現有資料學習各種模式，並根據這些模式建立不同類型的內容。
大型語言模型 (LLM) 是一種專注於產生文字的生成式 AI 模型。LLM 接受大量文字資料的訓練，然後使用該訓練根據內容的順序預測下一個單字，產生聽起來像人類所使用的文字。ChatGPT 是最著名的 LLM 範例之一，但還有許多其他 LLM 可供選擇。

AI 撰寫工具採用 LLM，根據人類的輸入或提示詞來輸出文字。簡單來說，您可以向 AI 模型 (輸入) 描述所需的訊息種類，它會將將字詞串接起來，組成符合提示詞的訊息 (輸出)。

現在有各種生成式 AI 工具可協助您草擬幾乎任何類型的訊息。您可以使用 AI 產生簡短的內容，例如廣告文案、社交媒體貼文或電子郵件。您也可以利用 AI 編寫長篇內容，例如寄給保險公司的信件或撰寫商務溝通文件。以下是使用 AI 協助您建立高品質內容所帶來的幾項優勢：

1. 節省撰寫初稿的時間

有時候，開始下筆是最困難的部分，特別是面對空白的頁面時。AI 撰寫工具可在幾秒鐘內完成初稿，即使它不完全符合您的理想，但是當您有東西可以處理時，可能會發現自己更願意投入任務。對草稿進行一些調整，感覺上會比從頭開始更容易處理。或者，您可以在提示詞中加入更多詳細資訊，並讓 AI 工具產生另一個草稿。

2. 重複或乏味的撰寫任務

製作數十封陌生銷售 (cold sales) 電子郵件或後續追蹤聊天訊息，可能需要好幾小時才能完成。使用值得信賴的 AI 撰寫助理草擬重複性訊息，為每位收件人提供量身定製的內容。

3. 使用正確語氣

面對正在洽談交易的公司執行長，您的語氣勢必與同事間的交談截然不同。即使是相同訊息，表達方式也可能略有不同，語氣是撰寫的關鍵所在。AI 撰寫工具不僅能產生文字，還能夠選擇適當措辭，以正確的語氣寫作。根據訊息收件人或具體情況調整提示詞，要求 AI 撰寫工具寫出「更有說服力」、「更親切」或「較嚴肅」的訊息。

4. 靈感與創新思維

如果電子郵件和主旨讓您陷入苦思，AI 撰寫助理可幫忙思考如何用新方式表達相同內容。在您的提示詞中發揮創意，要求它「編寫包含有關 ABC Widgets 雙關語的電子郵件主旨列」，或「草擬一封後續追蹤電子郵件，提及我的客戶對滑雪板的熱愛」。由此撰寫出來的訊息可能會激發出不同提示詞的想法，或激發出突破常規的溝通方式。

5. 節省創意腦力

我們都知道，上班大部分時間花在乏味的任務上，總是令人感到精神疲憊。將撰寫工作交給 AI 內容生成工具，您就可以騰出更多時間來完成需要批判性思考和創造力的任務，充分發揮人類獨有的長才。

最適合您的 AI 撰寫工具可無縫融入您的工作流程，同時提高工作效率。根據從事的工作類型，您可能需要使用專為該類型撰寫而建立的特定工具或應用程式。目前已有各種 AI 撰寫工具可協助撰寫部落格貼文、文案、產品描述、行銷活動，甚至是活動內容。

但如果您需要電子郵件和聊天功能等日常業務通訊方面的支援，那麼 AI 助理可能就符合您的需要。如果您平常使用的工具內建這種技術，則更有加分的效果。

許多 AI 撰寫工具都以類似的方式運作。您可能會看到一個文字方塊，您可以在其中輸入提示詞，另外有一個視窗，其中將顯示生成的文字。您通常只需遵循幾個基本步驟，即可獲得所需的訊息：

首先，在文字方塊中輸入一些說明 (也稱為提示詞），以指定訊息的主題和語氣。例如，您可能會輸入「給潛在客戶寫一封電子郵件，請求排程一次會議來討論我們的最新產品 ABC Widgets。保持語氣親切而不失專業。」
這項工具會以 AI 生成的內容來回應您的指令。您可以閱讀回覆的訊息，並確定是否符合需求。是否請求對方安排時間會面？是否使用了正確的語氣？
審閱訊息並根據需要進行編輯以符合您自己的撰寫風格。您可能需要修改一些措辭，使其更符合個人風格，或修正任何細節。若要修改訊息，請在文字方塊中輸入進一步的說明或指示詞。例如，您可以要求將訊息加長或使語氣更加輕鬆。
一旦您對訊息感到滿意，請按一下「傳送」(或將其複製並貼上您需要的任何應用程式中)。

如果您想提升溝通能力，並提高工作效率，Zoom Workplace 的 AI 功能可於 Zoom Mail 和 Zoom Chat 中為您生成訊息。這有助於減輕回覆電子郵件收件匣和聊天應用程式中眾多訊息的負擔。

由於內建的 AI 功能是 Zoom 平台適用方案的一部分，而非單獨的工具，因此只需找到 Zoom Chat 中的 Zoom AI 圖示或 Zoom Mail 即可開始使用。請按一下 Zoom AI 圖示，系統便會根據提示、參考先前聊天或電子郵件的上下文輔助您撰寫訊息。我們的聯邦式 AI 方法會根據工作需求，結合運用不同的 LLM 提供高品質成果。

您可以審閱草稿並將它縮短或加長、變更語氣，或進行編輯以賦予個人風格。

讓 Zoom 的 AI 撰寫功能幫助您完成待辦事項清單中的部分工作，讓您騰出空間和時間專注於更有意義的工作。

如果您是 Zoom Workplace 的 AI 功能的新使用者，請參閱我們的人工智慧助理入門指南。AI 功能包含於符合資格的付費 Zoom Workplace 方案。供應情況可能因地區或產業而有所不同。