Hosted VoIP is een cloudtelefoonsysteem dat wordt beheerd door een externe provider. Ontdek hoe het werkt, wat de belangrijkste voordelen zijn, op welke functies je moet letten en hoe Zoom Phone je kan helpen.
7 minuten lezen
Gepubliceerd op 28 juni 2024
Ben je het zat om een telefoonsysteem te beheren dat dure hardware, onderhoudscontracten van leveranciers en een speciaal IT-team vereist? Je bent niet alleen en er is een betere manier. Er is een oplossing: hosted VoIP.
Gehoste Voice over Internet Protocol (VoIP) is een cloudgebaseerde telefoondienst die volledig wordt beheerd door een externe provider. Het kan helpen om de kosten en complexiteit van traditionele telefooninfrastructuur te verlagen, terwijl je team toegang krijgt tot bel-, berichtenverkeer- en samenwerkingsfuncties op ondernemingsniveau op alle ondersteunde apparaten.
De wereldwijde markt voor VoIP-diensten had in 2024 een waarde van 151,21 miljard dollar en zal naar verwachting in 2029 264,27 miljard dollar bereiken, aldus Research and Markets. Dit is een duidelijk teken dat bedrijven van alle groottes de overstap maken.
Als je op zoek bent naar een moderne, kostenefficiënte manier om je bedrijfscommunicatie te stroomlijnen, is hosted VoIP misschien precies wat je nodig hebt. Deze gids behandelt hoe het werkt, welke voordelen het biedt, welke functies vaak het belangrijkst zijn en hoe je de juiste dienst voor je bedrijf kiest.
Hosted VoIP is een cloudgebaseerde communicatietechnologie die spraakoproepen via internet verzendt, waardoor geen traditionele telefoonlijnen meer nodig zijn. In een hosted VoIP-systeem worden de hardware en software die de service ondersteunen via de cloud beheerd door een externe provider. Dit betekent dat bedrijven niet hoeven te investeren in of onderhoud hoeven te plegen aan hun eigen telecommunicatie-infrastructuur.
Omdat de service cloudgebaseerd is, kun je gemakkelijk gebruikers toevoegen of verwijderen en heb je toegang tot geavanceerde functies zoals telefonisch vergaderen, voicemail naar e-mail en een geautomatiseerde antwoordservice. Met gehoste VoIP heb je geen dure lokale hardware of onderhoudscontracten meer nodig, waardoor het een kosteneffectieve keuze is voor bedrijven van elke grootte. Ook is het ideaal voor flexibel werken en werken op afstand, omdat gebruikers verbinding kunnen maken vanaf elke locatie met internettoegang.
Gehoste VoIP helpt je kosten te besparen en meer. Het biedt geavanceerde functies waarmee je je kunt richten op wat echt belangrijk is: verbinden met je klanten en je bedrijf laten groeien.
Bij het kiezen van een zakelijke communicatieoplossing komt de keuze tussen hosted VoIP, lokale VoIP en Unified Communications as a Service (UCaaS) neer op waar je de infrastructuur wilt onderbrengen en hoeveel controle je nodig hebt. Hier is een vergelijking naast elkaar om je te helpen kiezen.
Zoals de naam al doet vermoeden, betekent lokale VoIP dat alle nodige hardware en software voor je VoIP-systeem in je bedrijfsgebouw wordt geïnstalleerd. Bij deze oplossing heb je normaal gesproken IT-personeel nodig voor het onderhoud en beheer van de infrastructuur, waaronder servers, netwerkapparatuur en VoIP-telefoons.
Lokale VoIP geeft je meer controle over je telefoonsysteem, maar de instapkosten zijn hoger en je hebt te maken met doorlopend onderhoud.
Hosted VoIP is een servicegebaseerde benadering van zakelijke telefoonsystemen, waarbij je geen fysieke hardware in je gebouwen nodig hebt. Een externe provider is verantwoordelijk voor alle aspecten van het systeem, waaronder hosting en beheer, in de veilige cloudinfrastructuur van die provider.
Eigen IT-personeel en onderhoud op locatie zijn dus niet nodig. Bij deze oplossing kun je je concentreren op je bedrijfsvoering, zonder zorgen over het onderhouden van een complex telefoonsysteem.
Stel je voor dat je je bedrijf zou kunnen runnenn met één programma voor al je communicatiebehoeften, zonder te moeten wisselen tussen videovergaderen, chatplatforms en afzonderlijke telefoonsystemen. Dat is de kracht van UCaaS (Unified Communications as a Service).
Zoom blinkt uit als een UCaaS-provider en biedt functies zoals kristalheldere videogesprekken, berichtenverkeer en telefoonintegratie, allemaal toegankelijk vanuit één app. Dit vereenvoudigt de communicatieworkflows, bevordert de samenwerking en helpt je tijd te besparen, zodat je team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is.
Met hosted VoIP kun je meer dan bellen en gebeld worden. Het is een echte communicatiekrachtpatser boordevol functies die zijn ontworpen om je bedrijfsvoering te stroomlijnen en je samenwerking te verbeteren. Laten we eens ingaan op enkele van de belangrijkste voordelen die je kunt verwachten.
Hosted VoIP werkt door spraak om te zetten in digitale signalen en deze te verzenden via het internet.
Wanneer je belt met hosted VoIP, wordt je stemgeluid omgezet in gegevenspakketjes, die vervolgens via internet naar de ontvanger worden gestuurd. Onderweg vinden ze de beste route naar hun bestemming, ongeveer zoals een gps-systeem je door het verkeer leidt. Dit proces gaat snel, dus je merkt geen vertragingen of verstoringen. Aan de kant van de ontvanger worden de gegevens weer omgezet in stemgeluid, en voilà! Je hebt een telefoongesprek.
Doordat alles via het internet gebeurt, kun je verschillende apparaten gebruiken om te bellen en gebeld te worden. Dit kan een traditionele bureautelefoon, een smartphone of zelfs een computer met een headset zijn.
De meeste gehoste VoIP-oproepen vereisen ongeveer 100 kbps aan upload- en downloadbandbreedte per gelijktijdige oproep. Een standaard zakelijke breedbandverbinding van doorgaans 25 Mbps of hoger kan VoIP probleemloos naast andere dagelijkse taken uitvoeren. Voor teams die veel gelijktijdige oproepen voeren, helpt een Quality of Service-instelling (QoS) op je router om spraakverkeer prioriteit te geven en de gesprekskwaliteit te behouden.
Hosted VoIP biedt tal van voordelen die veel verder gaan dan het upgraden van je telefoonsysteem naar een nieuwere technologie. Laten we eens kijken hoe het je zakelijke communicatie kan transformeren.
Hosted VoIP kan je maandelijkse telefoonrekening verlagen dankzij consistente prijzen en het elimineren van hoge kosten voor telefoongesprekken over lange afstanden. Bovendien kan hosted VoIP gemakkelijk worden opgeschaald. Je betaalt voor wat je gebruikt, waardoor het een budgetvriendelijke oplossing is voor bedrijven van elk formaat.
Zeg je complexe PBX-systeem gedag, net als complex onderhoud. Je servicemanager beheert het hosted VoIP-systeem, zodat je IT-team zich op kerntaken kan richten. Automatische software-updates en bugfixes zorgen dat je systeem altijd soepel en veilig werkt.
Verbeter teamwerk door gemakkelijk gebruik te maken van andere communicatiekanalen, zoals videovergaderen en instant messaging, alles naadloos geïntegreerd in je telefoonsysteem. Stroomlijn je workflows met voicemail naar tekst, een automatische antwoordservice die oproepen efficiënt doorstuurt en het doorschakelen van oproepen voor toegankelijkheid onderweg.
Werk waar je maar wilt met je zakelijke telefoonnummer. Je hebt enkel een internetverbinding nodig om verbonden en productief te blijven. Kies voor traditionele bureautelefoons, softphones op je computer of mobiele apps, afhankelijk van je voorkeuren en behoeften. Dankzij deze flexibiliteit kunnen je teamleden de communicatiemethode kiezen die zij het handigst vinden.
Gehoste VoIP betekent dat je gratis toegang krijgt tot extra functies voor klantenondersteuning, zoals voicemail, oproeproutering, oproepwachtrijen en Interactive Voice Response (IVR)-systemen. Het is ook gemakkelijker te integreren met contactcenters, zodat je 24/7 ondersteuning kunt bieden aan je klanten.
Gehoste telefonieproviders geven prioriteit aan je privacy met verschillende gegevensbeschermings- en coderingsprotocollen. Je kunt erop vertrouwen dat gespreks- en klantgegevens privé blijven met end-to-end-encryptie en veilige gegevensopslag.
Zoom Phone is een moderne, AI-first gehoste VoIP-oplossing gebouwd voor bedrijven die betrouwbaarheid op ondernemingsniveau willen met minder complexiteit.
Met Zoom Phone beschikt je team over ingebouwde AI-functies die zijn ontworpen om elke oproep productiever te maken: gesprekssamenvattingen leggen na elk gesprek de belangrijkste punten vast, prioritering van voicemails brengt de berichten die het eerst aandacht nodig hebben naar voren en voicemailtaken halen automatisch actiepunten eruit, zodat niets belangrijks over het hoofd wordt gezien. Deze AI-functies zijn beschikbaar bij betaalde abonnementen die ervoor in aanmerking komen.
Wat onderscheidt Zoom Phone van andere gehoste VoIP-providers:
Of je nu overstapt van een verouderde PBX of op zoek bent naar je eerste zakelijke telefoonsysteem, Zoom Phone kan lagere totale eigendomskosten en een potentieel sneller rendement op investering bieden in vergelijking met traditionele telefoonsystemen. Ontdek Zoom Phone en kijk of bij je bedrijf past.
Overweeg je over te stappen naar hosted VoIP? Hieronder vind je antwoorden op enkele van de meest gestelde vragen die bedrijven hebben voordat ze de overstap maken.
Een PBX (Private Branch eXchange) is als het brein van je kantoortelefoonsysteem. Een hosted PBX-systeem bevindt zich in de cloud en wordt beheerd door je serviceprovider. Daardoor heb je geen lokale hardware meer nodig en wordt onderhoud gemakkelijker.
Hoewel hosted VoIP doorgaans een onderdeel van een hosted PBX-systeem is, biedt deze laatste een uitgebreidere telefonieoplossing, vaak met extra zakelijke functies zoals een automatische antwoordservice en doorschakelen van oproepen.
Hoewel VoIP veel voordelen biedt, is het belangrijk om rekening te houden met mogelijke nadelen. Eén daarvan is de afhankelijkheid van een betrouwbare internetverbinding. De gesprekskwaliteit kan eronder lijden als uw internet uitvalt of als u jitter ervaart. Er zijn ook enkele problemen met de beveiliging, zoals ongeautoriseerde toegang tot telefoonlijnen, dus het is belangrijk om een gerenommeerde provider te kiezen met sterke beveiligingsmaatregelen (zoals Zoom).
Het is mogelijk om je eigen VoIP-systeem te hosten, maar dit is een complex project. Het vraagt om technische expertise, het aanschaffen en onderhouden van hardware en voortdurende software-updates. Voor de meeste bedrijven genieten de eenvoud en kosteneffectiviteit van een hosted VoIP-oplossing de voorkeur boven de uitdagingen van zelf hosten.
Er zijn twee soorten VoIP: gehoste VoIP en lokale VoIP. De twee verschillen afhankelijk van waar het systeem zich bevindt: in de cloud of lokaal.
Cloud-gehoste VoIP vereist geen grote hoeveelheid fysieke hardware. Je serviceprovider regelt alles: updates, onderhoud en systeembeheer. Veel kleine ondernemingen zijn dol op deze probleemloze optie.
Voor lokale VoIP is een bekabeld systeem nodig dat zich in je bedrijf bevindt, meestal in een serverruimte. Je hebt IT-personeel met telecom- en netwerkervaring nodig om dit systeem op te zetten, te configureren en te onderhouden, dus het is meestal de minder populaire optie voor kleine ondernemingen. Ondernemingen of organisaties met strengere beveiligings- of nalevingseisen geven de voorkeur aan lokale VoIP omdat ze dan meer controle hebben over de installatie.
De kosten voor hosted VoIP variëren tussen $ 15 en $ 22,49 per gebruiker per maand, afhankelijk van het pakket, de functies, de provider en het aantal gebruikers. Abonnementen worden doorgaans jaarlijks gefactureerd. Dit is exclusief bijkomende kosten zoals installatie- of migratiekosten.
Basis beheerde VoIP-abonnementen bevatten doorgaans functies zoals:
Meer geavanceerde abonnementen bevatten doorgaans functies zoals:
Voor veel kleine ondernemingen wel. Hosted VoIP elimineert de initiële hardwarekosten van een traditioneel telefoonsysteem nagenoeg en vervangt deze door een voorspelbaar maandelijks abonnement. Je krijgt functies die voorheen dure bedrijfsapparatuur vereisten – wachtrijen voor inkomende oproepen, automatische beantwoorders, analyses en mobiele apps – tegen een fractie van de kosten. En omdat de provider al het onderhoud en alle updates verzorgt, heb je geen speciale IT-resources nodig om alles draaiende te houden.
Overstappen naar hosted VoIP is eenvoudiger dan de meeste bedrijven verwachten. Het proces omvat doorgaans: een provider kiezen, je bestaande zakelijke telefoonnummers porteren (de meeste providers bieden gratis nummerportering), de app downloaden of je IP-telefoons configureren, en regels voor oproeproutering instellen. Veel providers, waaronder Zoom Phone, bieden ondersteuning bij onboarding om je bij elke stap te begeleiden.
