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Videomeeting-Etikette: 7 Tipps für ein großartiges Teilnehmer-Erlebnis

Gute Meeting-Etikette sind das A und O, vor allem im Umgang mit Kunden. Wir haben Ihnen sieben Tipps zusammengestellt, die Ihnen zu einem effizienten Zoom-Meeting verhelfen.

4 Minute Lesezeit

Veröffentlicht am 27. November 2019

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01 1. Stellen Sie zu Beginn alle Teilnehmer vor. - Jumplink to 1. Stellen Sie zu Beginn alle Teilnehmer vor.
02 2. Ihr Hintergrund sollte sauber und für die Arbeit angemessen sein. - Jumplink to 2. Ihr Hintergrund sollte sauber und für die Arbeit angemessen sein.
03 3. Sehen Sie in die Kamera, wenn Sie sprechen, und nicht sich selbst an. - Jumplink to 3. Sehen Sie in die Kamera, wenn Sie sprechen, und nicht sich selbst an.
04 4. Vermeiden Sie Ablenkungen und konzentrieren Sie sich auf die Tagesordnung. - Jumplink to 4. Vermeiden Sie Ablenkungen und konzentrieren Sie sich auf die Tagesordnung.
05 5. Seien Sie sich Ihrer Audio- und Videoeinstellungen bewusst. - Jumplink to 5. Seien Sie sich Ihrer Audio- und Videoeinstellungen bewusst.
06 6. Laden Sie nur Meetingteilnehmer ein, die wirklich dabei sein müssen. - Jumplink to 6. Laden Sie nur Meetingteilnehmer ein, die wirklich dabei sein müssen.
07 7. Wenn Sie der Host sind, bleiben Sie bis zum Schluss. - Jumplink to 7. Wenn Sie der Host sind, bleiben Sie bis zum Schluss.
08 Üben Sie gute Videomeeting-Etikette - Jumplink to Üben Sie gute Videomeeting-Etikette

Bryce Colburn

Content Strategist, SMB

Aus unserer täglichen Kommunikation sind gute Manieren nicht wegzudenken. Besonders gern gesehen werden sie auch bei Arbeitsmeetings. Da gibt es einerseits die bereits seit Langem bekannte Regeln, die auch im Rahmen von Meeting-Etiketten gültig sind: pünktlich sein, Augenkontakt halten, aufmerksam sein. Wer diese Prinzipien in Videomeetings anwendet, befindet sich auf dem besten Weg, eine produktive Meeting-Umgebung zu schaffen. Das Befolgen dieser Regeln kann Ihnen zudem den Ruf als „besonders guter Meeting-Host“ einbringen. Traditionelle geschäftliche Meetings gelten oft als unproduktiv, da es häufig zu Verspätungen und Unterbrechungen kommt. Zuverlässige, benutzerfreundliche Videokonferenz-Plattformen wie Zoom haben dazu beigetragen, den angeschlagenen Ruf von Meetings wiederherzustellen. Es gibt jedoch noch viel mehr Möglichkeiten, Ihren Teilnehmern das beste Erlebnis zu bieten. Über viele vernünftige Regeln muss man sich keine Gedanken machen, zum Beispiel: kein Essen und Trinken, Vorsicht mit der Körpersprache und Respekt demjenigen gegenüber, der das Wort ergreift. Hier sind daher sieben zusätzliche Verhaltenstipps, mit denen Ihr Zoom Meeting zielgerichtet und effizient verläuft.

Wie bei einem richtigen Meeting oder sozialen Event würden Sie keine Unterhaltung zwischen zwei Personen herbeiführen, ohne sie einander vorgestellt zu haben. In virtuellen Meetings gilt das genauso. Achten Sie darauf, gleich zu Anfang alle Teilnehmer einander vorzustellen, um ein einladendes Ambiente zu schaffen und zur Mitarbeit zu animieren.

Sie möchten, dass sich die Teilnehmer auf den Inhalt des Meetings konzentrieren und nicht auf Ihr unaufgeräumtes Büro oder Ihre umwerfende Kunstsammlung. Durch einen ordentlichen Hintergrund mit angemessenen Kunst- und Dekogegenständen stellen Sie sicher, dass sich Ihre Teilnehmer nicht ablenken. Sie sollten ebenfalls darauf achten, dass Sie beim Meeting in einem ruhigen Raum mit möglichst wenigen Hintergrundgeräusche und Bewegungen sind. Die Zoom-Funktion Virtueller Hintergrund bietet eine einfache Möglichkeit, Ablenkungen, die im Hintergrund lauern, auszublenden, falls Sie einmal in einer unordentlichen oder geschäftigen Umgebung an einem Meeting teilnehmen müssen.

Wenn Sie sich selbst auf dem Bildschirm anschauen, während Sie sprechen, sieht es so aus, als seien Sie mit Ihren Gedanken woanders. Wenn Sie beim Sprechen direkt in die Kamera schauen, haben die Teilnehmer den Eindruck, dass Sie sie ansehen und nicht, wie im anderen Fall, eher zur Seite blicken. So sorgen Sie für eine Umgebung, in der sich jeder angesprochen fühlt und aufmerksam an der die Diskussion teilnimmt. Achten Sie darauf, Ihre Webcam und Ihren Bildschirm auf Augenhöhe zu positionieren, damit Sie in die Kamera schauen und Augenkontakt mit den anderen Teilnehmern simulieren können.

Benachrichtigungen von Messaging-Anwendungen, Klingeltöne und Anwendungen, die im Hintergrund laufen, können Ablenkungen verursachen. Die Teilnehmer könnten dies als mangelnden Respekt oder Geringschätzung deuten. Diese Ablenkungen gering zu halten, sorgt für einen zielgerichteten, störungsfreien Verlauf des Meetings.

Überprüfen Sie, ob die Stummschaltung Ihres Mikrofons aufgehoben und ob Ihre Kamera eingeschaltet ist, damit alle Teilnehmer Sie hören und sehen können, wenn Sie sprechen. Wenn Sie feststellen, dass ein Meetingteilnehmer spricht, aber sein Mikrofon stummgeschaltet ist, können Sie ihn darauf hinweisen, indem Sie ihn dazu auffordern, die Stummschaltung aufzuheben. Dies ist in der Registerkarte „Teilnehmer verwalten“ möglich. In Ihren Zoom Meeting-Einstellungen können Sie zudem festlegen, wie Sie Meetings starten oder Meetings beitreten – mit eingeschaltetem Video, mit aktivierter Stummschaltung usw.

Das Einladen von Kollegen, die nicht teilnehmen oder Entscheidungen treffen müssen, kann einen negativen Einfluss auf die Qualität des Meetings haben. Da Sie anderen Interessierten via Zoom Chat eine Zusammenfassung des Meetings schicken können, können Sie die Teilnehmerliste beschränken und das Meeting straffen. Wenn Sie selbst eingeladen sind, sehen Sie sich alle Meeting-Einladungen, die Sie erhalten, genau an, um abzuschätzen, ob Sie wirklich teilnehmen müssen. Falls nicht, fordern Sie einfach eine Aufzeichnung oder eine Zusammenfassung des Meetings an, um auf diesem Weg die nötigen Informationen zu erhalten.

Die allgemeingültige Regel für Meeting-Hosts: Warten Sie, bis alle das Meeting verlassen haben, bevor Sie auflegen. So können sich die Teilnehmer nach ihrem eigenen Rhythmus verabschieden und abschließende Worte hören, ehe sie die Verbindung trennen. Falls der ursprüngliche Host das Meeting zuerst verlässt, weist Zoom einen alternativen Host zu. Allerdings ist das keine sehr elegante Vorgehensweise. Als Host vor allen anderen das Meeting zu verlassen, ist, wie sich von seiner eigenen Party aus dem Staub zu machen.

Niemand möchte in seiner Firma den Ruf haben, viele unproduktive Meetings anzuberaumen. Gute Videomeeting-Etikette ist deshalb wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Meetings professionell, effizient und nützlich sind. Für weitere Tipps und Tricks zum Hosten von exzellenten Videomeetings vereinbaren Sie gerne eine persönliche Demo mit einem Zoom-Produktspezialisten.