Un buen protocolo en las reuniones con vídeo puede ser de gran ayuda, tanto si se reúne con clientes o líderes como con su equipo. Aquí tiene 16 consejos para celebrar reuniones de Zoom eficaces.
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Publicado el 27 de noviembre de 2019
Todo el mundo sabe que los buenos modales importan, sobre todo en el trabajo. Los compañeros puntuales, amables y respetuosos son con los que da gusto trabajar, ya sea en persona o a distancia. Así es: el protocolo profesional también rige en los entornos virtuales, más aún si tenemos en cuenta que, según datos recientes sobre reuniones, los empleados dedican una media de 392 horas al año a reuniones.
Y como la mayoría de las organizaciones ya trabajan en un entorno híbrido (el 69 % de las medianas empresas y, al menos, el 60 % de las pequeñas y de las grandes), cuidar el protocolo en las videollamadas es más necesario que nunca.
Las plataformas de videoconferencia fiables y fáciles de usar, como Zoom, han hecho que las reuniones virtuales sean más productivas y eficaces. Aun así, hay más formas de aprovechar al máximo el tiempo disponible. Estos son 16 consejos de protocolo para videoconferencias, útiles tanto si es anfitrión como si es participante, con los que conseguir reuniones virtuales eficaces y centradas.
Después de la reunión, todavía deben tenerse en cuenta varias prácticas recomendadas para que las reuniones en línea sean eficaces. Cierre la reunión con cuidado y asegúrese de que todos los participantes tengan acceso a la información que necesitan para dar los siguientes pasos.
Utilice el resumen de reunión de Zoom para recapitular la reunión y cualquier elemento de acción crucial. Los asistentes ya no tienen que tomar notas durante la reunión: todos obtienen la misma información sobre las tareas y los pasos siguientes.
Las características de IA de Zoom también pueden ayudarle a asignar elementos de acción y tareas de seguimiento a las personas adecuadas en función de los puntos clave de la reunión. Zoom Tasks puede identificar elementos de acción específicos de la reunión, crear una lista de tareas e incluso ayudarle a completarlas, al especificar lo que hace falta hacer y recordárselo.
Cree y distribuya las actas de la reunión lo más rápido posible después de la reunión, idealmente en un plazo de 24 horas. Puede utilizar los resúmenes y las notas de la reunión, así como las plantillas de Zoom, a fin de agilizar y facilitar el proceso.
Un buen protocolo de celebración de reuniones con vídeo es fundamental para garantizar que sus reuniones sean profesionales, eficientes y valiosas. No obstante, para que las reuniones virtuales sean eficaces se requieren algo más que buenos modales. Hacen falta las herramientas adecuadas para que el anfitrión y los asistentes puedan aprovechar al máximo el contenido de la reunión y entender cómo llevar a cabo el seguimiento posterior.
Zoom Meetings le ofrece comunicación audiovisual de alta calidad, además de características adicionales como subtítulos, traducción* y chat. La IA de Zoom le ayuda a llevar un control de las notas, los elementos de acción y las tareas de las reuniones. También puede redactar actas de reunión detalladas para mantener a todo el mundo informado.
* Los subtítulos traducidos para reuniones y seminarios web se incluyen con los planes de Zoom Workplace Empresarial y como add-on para los planes de pago de Zoom Workplace.
Invitar a compañeros de trabajo que no tienen que participar o tomar decisiones puede ser perjudicial para la calidad de la reunión. Dado que puede enviar a otras partes interesadas un resumen de la reunión a través de Zoom Team Chat, puede establecer un límite para la lista de asistentes y optimizar así la participación en la reunión. Como invitado, asegúrese de estudiar las invitaciones a reuniones que reciba para determinar si realmente es necesaria su asistencia. De no serlo, solicite una grabación de la reunión o un resumen para obtener la información que necesite.
Seguramente usted no querrá ser la persona de su organización conocida por programar muchas reuniones improductivas. Practicar un buen protocolo de celebración de reuniones con vídeo es fundamental para garantizar que sus reuniones sean profesionales, eficientes y valiosas. Si desea obtener otros consejos y trucos para organizar una excelente reunión con vídeo, programe hoy mismo una demostración individual con un especialista en productos de Zoom. 
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